Configuratie Compufact (webshop)

Wanneer er in WooCommerce een nieuwe account wordt aangemaakt, op dat moment wordt er ook in Compufact een nieuwe klant aangemaakt. In Compufact wordt dit wordt zichtbaar gemaakt via de notificaties, zie voorbeeld hierboven bij hoofdstuk ‘Notificaties’. Belangrijk, wanneer de WooCommerce plugin ‘EU/UK VAT Manager for WooCommerce’ geïnstaleerd en geconfigureerd is, dan is er een extra tekstveld ‘EU BTW nummer’ beschikbaar bij het aanmaken van een nieuwe WooCommerce account.
Volgende twee opties zijn mogelijk:

Indien er geen btw- of ondernemingsnummer wordt ingevuld, dan wordt de klant in Compufact aangemaakt als particulier.

Wanneer er wel een btw- of ondernemingsnummer wordt ingevuld, dan wordt in eerste instantie het btw-nummer gecontroleerd of het geldig is via VIES, dit is het officiële EU-systeem om de geldigheid van btw-nummers te controleren. Wanneer het nummer geldig is kan het WooCommerce account worden aangemaakt en wordt de klant in Compufact aangemaakt als bedrijf met btw-nummer.

Wanneer een bestaande klant zijn WooCommerce account aanvult of wijzigt worden deze wijzigingen ook direct doorgegeven en toegepast in Compufact.

Een bestelling in WooCommerce wordt met maximum 1 minuut vertraging beschikbaar in Compufact als verkooporder. Er wordt automatisch een verkooporder aangemaakt, afhankelijk van de voorraad zal deze de status ‘WEBSHOP-CONCEPT’ krijgen of ‘IN BEHANDELING’. Is er voldoende beschikbare voorraad dan wordt er automatisch een levering aangemaakt met status ‘CONCEPT’. Wanneer er niet voldoende voorraad beschikbaar is wordt er een verkooporder aangemaakt met status ‘WEBSHOP-CONCEPT’. Wanneer er direct een levering wordt aangemaakt wordt de corresponderende voorraad ook automatisch gereserveerd en kan deze niet meer per ongeluk verkocht worden aan een andere klant.
De externe referentie op het verkooporder in Compufact wordt automatisch gevuld met het bestelnummer van WooCommerce. Dit om ervoor te zorgen dat de bestelling snel terug kan gevonden worden in Compufact wanneer een klant zou vragen naar de status van zijn bestelling.

Wanneer een klant in WooCommerce een bestelling plaatst dan zijn er volgende opties:

Men plaatst een bestelling zonder dat men een account aanmaakt, bij het plaatsen van de bestelling wordt er ook automatisch een klant aangemaakt in Compufact. Ook dit wordt zichtbaar bij de notificaties, zie voorbeeld hierboven bij hoofdstuk ‘Notificaties’.

De klant meldt aan met een bestaande account en plaatst een bestelling. In dit geval wordt er in Compufact uiteraard geen nieuwe klant aangemaakt maar wordt de bestaande klant toegepast op de verkooporder.

Wanneer men een bestelling plaatst via WooCommerce waar het leveradres afwijkt van het facturatieadres dan wordt hier rekening mee gehouden in Compufact. Het leveradres wordt automatisch ingevuld op de tab leveringen van het verkooporder.

Zoals reeds vermeld worden alle producten die aan de productgroep ‘Webshop’ gekoppeld zijn gesynchroniseerd met de webshop.

Een intracommunautaire levering, m.a.w. een bestelling door een btw-plichtige klant vanuit een land uit de Europese unie wordt via de ‘EU/UK VAT Manager for WooCommerce’ plugin opgevangen en correct zonder btw afgerekend. Bestellingen vanuit het buitenland door particulieren worden wel met btw afgerekend.

2. In Compufact zal er bij elke voorraadtransactie onmiddellijk de beschikbare voorraad gescynchroniseerd worden met WooCommerce. Met beschikbare voorraad bedoelen we de fysieke voorraad verminderd met de gereserveerde voorraad van het betreffende product.