Goedkeuringsflow
Klik op "Instellingen"
Klik op "Voorkeuren"
Klik op "Automatisering"
Enkel een medewerker die ingesteld is als administrator kan de nieuwe instellingen wijzigen en kan dus:
Zichzelf en/of andere medewerkers rechten geven voor het goedkeuren van interne bestellingen
Een maximum bedrag instellen voor zichzelf en/of andere medewerkers
Op de pagina ‘Automatisering’ (menu: Instellingen > Voorkeuren > Automatisering) is er een nieuwe optie voorzien ‘Verzenden goed te keuren overzichten’
Afbeelding 15, Afbeelding
Enkel een medewerker met rechten voor het bewerken van ‘Instellingen > Voorkeuren’ kan deze instelling aanpassen.
Wanneer het vinkje aan staat bij de optie ‘Verzenden goed te keuren overzichten’ dan worden er ook e-mails verstuurd voor goed te keuren interne bestellingen.
Klik op "Medewerkers"
Klik op "Rechten"
Op de pagina van de medewerker is er in de kaart ‘Functie’ een item ‘Interne bestellingen goedkeuren’ toegevoegd:
Via het vinkje kan je aangeven dat de betreffende medewerker interne bestellingen kan goedkeuren. Het veld ‘Maximum bedrag’ heeft twee functionaliteiten:
Wanneer het vinkje ‘Interne bestelling goedkeuren’ uit staat en er een bedrag is ingevuld in het veld ‘Maximum bedrag’ dan kan de desbetreffende medewerker geen interne bestelling verzenden waarvan het totale bedrag excl. groter is dan dit maximum bedrag. Wordt dit veld leeggelaten dan is er geen beperking.
Wanneer het vinkje ‘Interne bestelling goedkeuren’ aan staat en er een bedrag is ingevuld in het veld ‘Maximum bedrag’ dan kan de desbetreffende medewerker interne bestellingen goedkeuren die een totaalbedrag excl. hebben dat kleiner is dan of gelijk aan het ‘Maximum bedrag’. Op deze manier kan er eventueel verschillende niveau’s ingesteld worden tussen de goedkeurders. Wordt dit veld leeggelaten dan is er geen beperking.
Deze nieuwe instellingen zijn zichtbaar voor alle medewerkers maar kunnen enkel bewerkt worden door een administrator.
Nieuwe pagina ‘Goedkeuren’
De nieuwe pagina voor het goedkeuren vind je terug via menu: Goedkeuren. Hier krijg je een overzicht van alle goed of af te keuren interne bestellingen.
Werking
Wanneer een medewerker een bestellimiet heeft op interne bestellingen van bvb. € 1.500,00 en een interne bestelling aanmaakt van € 1.600,00 zal deze bij het verzenden de status ‘Goedkeuring vereist’ krijgen.
Indien de instelling ‘Verzenden goed te keuren overzichten’ actief is (zie details bij instellingen boven), dan zijn er twee verschillende flows waarop de e-mail gaat afgeleverd worden. In de e-mail zal een opsplitsing gemaakt worden tussen dringende en niet dringende bestellingen. Deze e-mail ziet er zo uit:
Dringend / niet Dringend?
Er is een nieuwe parameter voorzien waarmee kan bepaald worden wanneer een interne bestelling als dringend dient beschouwd te worden. Deze parameter staat standaard ingesteld op 168 uur (7 dagen).
Indien minstens een van de lijnen een gewenste leverdatum heeft die kleiner is dan of gelijk aan 168 uur dan wordt er meteen een mail verstuurd naar de goedkeurder(s), Dringende interne bestellingen komen in een apart overzicht te staan, zie afbeelding hierboven met titel ‘DRINGEND’.
Indien geen van de lijnen een gewenste leverdatum heeft die kleiner is dan of gelijk aan 168 uur dan wordt de mail pas ’s avonds om 23u verstuurd, dit om een overvloed aan e-mails te vermijden. Deze mail komt in het overzicht van de niet dringende bestellingen. Zie afbeelding hierboven met titel ‘Andere wachtende’
De goedkeurders kunnen vanuit de e-mail rechtstreeks doorklikken naar de details van de interne bestelling en daar de beoordeling (goedkeuren/afkeuren) uitvoeren.
Meteen na het afkeuren of goedkeuren van een interne bestelling wordt de medewerker die de goedkeuring heeft aangevraagd op de hoogte gebracht via e-mail. Bij elke afkeuring of goedkeuring wordt er een mail verstuurd met vermelding het de specifieke interne bestelling. Via een badge in het menu wordt ook steeds aangegeven hoeveel goedkeuringsaanvragen er nog te verwerken zijn, hieronder een voorbeeld van 1 interne bestelling die wacht op beoordeling.
Een interne bestelling die afgekeurd is kan eventueel aangepast worden (aantal of prijs) waardoor deze terug status ‘Concept’ krijgt en terug ter goedkeuring kan aangeboden worden.
Bestelvoorstellen die via MRP worden aangemaakt zullen geen rekening houden met interne bestellingen die status ‘Goedkeuring vereist’ of ‘Afgekeurd’ hebben, interne bestellingen met status ‘Goedgekeurd’ worden wel opgepakt door MRP.