Codabox - banktransacties verwerken
Automatisch of handmatig koppelen van inkomende of uitgaande betalingen
De inkomende en uitgaande betalingen kunnen een gestructureerde of vrije mededeling bevatten.
Indien er tijdens de betaling gebruik is gemaakt van een gestructureerde mededeling dan kan de factuur met zekerheid worden teruggevonden, en wordt de corresponderende factuur automatisch voorzien van status betaald.
Wanneer er gebruik is gemaakt van een vrije mededeling, en men vermeldt een of meerdere factuurnummers gescheiden door een spatie, dan krijgen alle facturen automatisch de status betaald. Voorwaarde is wel dat men de factuurnummer(s) volledig juist in de vrije mededeling vermeld
Via notificaties (rechtsboven in Compufact) wordt u op de hoogte gebracht van nieuwe betalingen die zijn ingeladen
Via het menu-item ‘Betalingen’ heb je steeds een actueel overzicht van de nog te verwerken betalingen.
- Indien een betaling automatisch kan gematcht worden aan een verkoop- of aankoopfactuur, dan wordt dit in een groen label weergegeven, in het label wordt ook het aantal automatisch gekoppelde facturen weergegeven.
- Indien er een gedeeltelijke match is dan wordt deze in het geel weergegeven, vb. te weinig betaald, dubbel betaald, …
- Indien er geen match kan gevonden worden dan wordt het label in het rood weergegeven, vb. een vrije mededeling waar het factuurnummer niet of niet correct vermeld wordt.
Betalingen die je gecontroleerd hebt dien je te archiveren zodat je steeds een duidelijk overzicht behoudt over de nieuwe betalingen die zijn toegekomen en nog wel verwerkt dienen te worden.
Vooraan kan je een of meerdere rijen selecteren, in dit geval zou je rij 1 t.e.m. 6 kunnen selecteren en deze archiveren door op de rode knop ‘Archiveren’ te klikken. Gearchiveerde betalingen kan je nog steeds raadplegen maar zijn standaard niet zichtbaar, dit omdat er via de knop ‘Status’ de gearchiveerde betalingen zijn verborgen. Deze kan je makkelijk terug zichtbaar maken door op de knop ‘Status’ te klikken en de optie ‘Gearchiveerd’ aan te zetten. Verbergen kan je op dezelfde manier doen, klikken op de knop ‘Status’ en de optie ‘Gearchiveerd’ uit te zetten
Handmatig een factuur koppelen
In het overzicht van de betalingen kan je rechtsboven twee tabs selecteren, tab ‘Inkomende betalingen’ en ‘Uitgaande betalingen’?
Een inkomende betaling kan een factuur zijn van een klant of een terugbetaling van een creditnota van je leverancier.
Een uitgaande betaling kan betaling zijn aan je leverancier of een terugbetaling van een creditnota aan je klant.
Via de kolom ‘Facturen’ en knop ‘Verkoopfactuur zoeken’ of ‘Aankoopfactuur zoeken’ kan je handmatig een factuur opzoeken en koppelen aan de betaling. Daarna kan je deze betaling ook best meteen archiveren.
Codabox account
De Compufact module voor betalingen maakt onderliggend gebruik van Codabox. Uw dient dus klant te zijn bij Codabox. Indien je zelf geen klant bent bij Codabox is het mogelijk dat uw boekhouder reeds klant is bij Codabox voor uw boekhouddossier. Deze account kan mogelijk ook gebruikt worden in Compufact. Dit dient nagevraagd te worden bij uw boekhouder.